Procesní model jako klíčový prvek orgware
V každé organizaci probíhá nespočet různě složitých a provázaných business procesů. Mají-li procesní mapy, potažmo celý procesní model, sloužit jako klíčový prvek orgware, musí být všechny důležité informace uspořádány do přehledné a provázané sítě informací.
Pokud jsou vysoce výkonné procesy základní premisou procesně řízené organizace, pak takové procesy musí být zároveň maximálně jednoduché, neboť složitost výkonnosti nikdy nesvědčí. Nemůžeme také definovat žádný standardní seznam procesů, který by platil obecně pro všechny organizace. Každá organizace musí tvořit své vlastní procesní mapy. Při konstrukci procesů neexistují žádná pevná a neměnná pravidla, takže různé organizace mohou dospět k různým pohledům, i když se zabývají stejnými nebo hodně podobnými procesy.
Stojíme tak před zajímavým a složitým úkolem, jak všechny tyto požadavky sloučit do rozumného celku, integrovaného skladu znalostí popisujícího chování organizace – procesního modelu. Je velmi užitečné vytvořit několik vrstev procesních modelů, které jsou vypracovány na různých úrovních detailu.
Obecně se doporučují čtyři úrovně procesních map, přičemž každá úroveň představuje jinou míru abstrakce popisované reality. Na obrázku je zobrazena obvyklá struktura čtyřvrstvého procesního modelu. Každá úroveň používá k popisu reality specifické typy modelů, které jsou rámcově představeny v tématu Modely metody modelování ARPO.
V následujících bodech jsou uvedeny charakteristické rysy jednotlivých úrovní procesních map:
- Úroveň 1: Vrcholová procesní mapa – představuje agregovaný pohled na systém procesů organizace. Na této úrovni je procesní model nejstručnější, neboť se zabývá obecným základem fungování systému. Vrcholová procesní mapa obsahuje, kromě velkého množství organizačních oblastí, také hodnototvorný řetězec definující posloupnost a vazby mezi klíčovými procesy.
- Úroveň 2: Globální pohled na skupiny procesů – zachycuje dekompozici jednotlivých makroprocesů na nižší a uchopitelné celky. Dále je na této úrovni ke každému procesu obvykle přiřazen specifický typ modelu - Diagram alokace procesu - SIPOC zachycující popisné atributy.
- Úroveň 3: Dekompozice procesů na subprocesy – obsahuje dekompozici každého procesu na jednotlivé subprocesy, subprocesy klíčových procesů jsou obvykle prováděny několika spolupracujícími organizačními jednotkami.
- Úroveň 4: Elementární aktivity procesů – nejdetailnější úroveň procesních map, která obsahuje definici workflow. Na této úrovni dekompozice jsou popsány řetězce konečných pracovních kroků, jejichž realizace je nutná k naplnění produktů procesu. Každá aktivita procesu je také popsána také z pohledu jejího logického okolí (vstupy, výstupy, IS, …).
Procesní mapy mají dvě nesporné výhody (Šmída, 2007):
- Jednoduchost – naprostá většina organizací má podle odborníků 5 až 10 klíčových procesů, přičemž každý takový proces je dále dekomponován na maximálně šest subprocesů.
- Procesní mapy jsou stálejší než organizační struktury. Pracovníci obvykle přecházejí mezi procesními týmy, protože mají široké mezioborové znalosti a pohybem mezi týmy si mohou dále zvyšovat kvalifikaci.