Základní popisné atributy procesu - metoda SIPOC
Procesní mapy nepopisují (z podstaty jejich účelu ani nemohou) vzájemná rozhraní procesů. Nedostatečně či nesprávně ošetřená rozhraní představují poměrně palčivý problém, který se projevuje zejména v případech, kdy složitý proces probíhá napříč několika organizačními jednotkami, neboť tato rozhraní procesu negativně ovlivňují plynulost toku procesu.
Rozhraní procesu je takové místo a časový okamžik, na kterém jedna instance procesu spolehlivě a za stanovených podmínek (včetně odpovědností a pravomocí zainteresovaných rolí procesů) předává své produkty ke zpracování další instanci procesu.
Není podstatné, které procesní role si výstupy předávají. Důležité je, aby tato rozhraní byla jednoznačně identifikována a popsána (Cienciala a kol., 2011). Vstupním rozhraním každého procesu jsou jeho dodavatelé a vstupy, výstupní rozhraní je tvořeno výstupy a zákazníky procesu. Na vstupy a výstupy jsou kladeny specifické požadavky (kvantita, kvalita, čas, ….). Tyto atributy tvoří základ metody SIPOC , jejíž obecný princip je znázorněn na následujícím obrázku:
Při konstrukci SIPOC diagramu postupujeme v následujících krocích (ASQ, Service Quality - SIPOC, 2014, online):
- Krok 1 – výstižným způsobem nazvěte proces.
- Krok 2 – uveďte zahájení/konec či jinak vymezte rozsah procesu z pohledu spouštěcích a ukončovacích událostí.
- Krok 3 – uveďte výstup (y) procesu, které daný proces generuje.
- Krok 4 – uveďte zákazníka procesu, který je procesem ovlivňován či z něj má nějaký přínos.
- Krok 5 – Uveďte dodavatele procesu – jednotlivce či týmy, které dodávají vstupy do procesu.
- Krok 6 – Uveďte vstupy procesu, které jsou potřeba k vytvoření výstupu procesu.
- Krok 7 – Uveďte 5 až 7 kroků procesu na nejvyšší úrovni popisující proces, jak v současnosti funguje.
Metoda je aplikovatelná na jakkoliv rozsáhlý proces. Při modelování procesů pomáhá zachovávat přehlednost, předchází vynechávání některých činností při mapování procesu a udržuje jej v mantinelech, ve kterých se chceme pohybovat.
V tabulce je uvedena rozšířená verze popisných atributů procesů. Jak uvádí Řepa (Řepa, 2012), globální pohled na proces by měl být doplněn o základní atributy o každém procesu, které jsou soustředěny do popisné tabulky procesu a doplňují globální model procesů (vrcholovou procesní mapu) o klíčové charakteristiky. Tabulka vyjadřuje globální charakteristiky celého procesu, nikoliv jednotlivých jeho činností.
K zachycení základních popisných atributů a vytvoření abstraktního pohledu na procesy jsme vytvořili v metodě modelování ARPO specifický typ modelu Diagram alokace procesu SIPOC, který poskytuje v závislosti na úrovni procesního modelu (srov s Procesní mapy a procesní model) mentálně zvládnutelné pohledy na proces:
